Kassaregisterrådet har, i samverkan med Svensk Handel, tagit fram en guide att användas av handlare som står inför köp av kassaregister.

Bakgrunden till detta är att den nya kassaregisterlagen inneburit att de flesta i handeln varit tvungna att köpa nytt kassaregister. Dessa ska enligt Skatteverkets regler uppfylla ett antal krav vilket leverantören av kassaregistret intygar. Det har dock förekommit att dessa krav inte är uppfyllda vilket tyvärr kan drabba handlaren i form av en kontrollavgift om 10 000 kronor. Skatteverket utför omfattande kontroller av kassaregister ute i handeln. 

Förhoppningen är att om handlaren följer guiden så minimeras risken för att det inköpta kassaregistret inte uppfyller kraven och även då risken för handlaren att påföras kontrollavgift.

Guiden ska dessutom underlätta för handlaren att välja ett system som är anpassat för verksamheten.

1. Sammanställ de krav på funktioner i kassaregistret som är avgörande för din verksamhet.

Behovet av funktioner vid kassaplatsen:

• Vilka är de vanligaste köpen på försäljningsstället, kontrollera kassaregistret så att t. ex köp, returköp är enkelt och säkert att utföra
• Hur van är min personal med ett kassasystem, vilka säkerhetsfunktioner behövs? T ex. Behörighet och rättigheter
• Kommer jag att arbeta med kundregister vid kassan. Hur skall de hanteras dem?
• Hur stor är kontanthanteringen, finns rånrisk? Behöver jag ett slutet kontantsystem?
• Hur stor är korthanteringen? Fundera över fristående eller beloppskopplad kortterminal. Vilka är mina behov?
• Förekommer kundbeställningar med leveranstid. Finns det funktioner som kan förenkla?

Hur ser mitt behov av statistik ut från ett kassaregister/system?

• Daglig uppföljning på olika nivåer
• Kontroll på lagervärden
• Kunna se lagerstatus i kassan
• Kunna se bruttovinster och omsättning på leverantörer/varugrupper/artiklar/säsonger
• Har jag speciella åtaganden i rapportering gentemot en kedja, köpcentrum, leverantör eller liknande

Hur ser mitt behov ut av att förenkla administrationen i butiken?

• Märkning av varor
• Kunna importera leverantörernas artikelregister
• Rutiner för inköp och uppföljning
• Inventering löpande och vid bokslut
• Integration mot bokföringssystem

2. Sök leverantörer av kassaregister **

3. Kontakta minst två/tre leverantörer som får presentera sina produkter och tjänster.

4. Kontrollera leverantörernas senaste bokslut, om det är en ÅF av kassaregister säkerställ att kassaregistret är ett varumärke som finns på den svenska marknaden.

5. Dessa faktorer bör tydliggöras vid upphandlingen.

• Funktioner
• Serviceavtal
• Supportnivåer & supporttider
• Minimumtid för återkoppling och hjälp på plats
• Uppgradering/Licensavtal
• Samtliga kostnader
• Leveranstid och leveransvillkor
• Är systemet moduluppbyggt så man kan växa med systemet? 
• Finns begränsningar i antal artiklar, kunder m.m
• Om aktuellt: Kan man ha fler butiker i systemet
• Vilken utbildning kan leverantören erbjuda?
• Egen drift eller hos leverantören?
• Vid ev. brand eller stöld, omfattas min försäkring av kassaregistret

6. Begär skriftlig garanti att leverantören efterlever branschreglerna för Kassaregisterådet i IT&Telekomföretagen.

7. Ta referenser.

8. Avtalet bör innehålla:

• Se punkterna i 5
• Systemkrav på utrustning
• Backup
• Modellbeteckning på både kassaregister och kontrollbox.
• Samtliga produkter/tjänster som avtalet ska avse och ett slutpris. Ex. om ett avtal avser att en låda kvittorullar eller dylikt ska ingå, ska det stå i avtalet.Vad som händer om leverantör inte lever upp till avtalet.
   

** Medlemmar i Kassaregisterrådet verkar för:

• Kvalitet på leverans, installation och support.
• Säkerställer underleverantörers och samarbetspartners seriositet.
• Följer gällande föreskrifter avseende kassaregisterlagen